Fragebogen erfassen und Umfrage auswerten mit FormPro

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Erfassung und Auswertung ausgefüllter Fragebogen, Umfragen und Formulare mit unserer Software FormPro vollautomatisch gelingt. Wir führen Sie von der Gestaltung des optimalen Layouts über die Erstellung einer Leseschablone bis hin zum Scannen der ausgefüllten Dokumente und der Datenextraktion.

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Optimale Layout-Gestaltung

Eine der Stärken von FormPro besteht darin, dass es Ihnen keine Zwänge bei der Gestaltung Ihres Fragebogens oder Ihrer Umfrage auferlegt. Weder müssen Seiten spezielle Markierungen für die automatische Unterscheidung oder Ausrichtung enthalten, noch müssen Ankreuzungen in ein vordefiniertes Raster fallen. Auch muss der Fragebogen nicht in FormPro selbst gestaltet werden, sondern kann gescannt oder aus einer PDF-Datei importiert werden. In den meisten Fällen können Sie Ihr vorhandenes Layout ohne Änderungen verwenden. So ist eine Erfassung mit FormPro auch dann noch möglich, wenn Ihre Fragebogen bereits gedruckt und an die Teilnehmer der Umfrage verteilt wurden.

Falls Sie jedoch in der komfortablen Lage sind, auf das Layout des Fragebogens Einfluss nehmen zu können, sollten Sie die folgenden Tipps beachten. Damit erleichtern Sie Ihren Teilnehmern das Ausfüllen der Fragebogen und reduzieren den Aufwand bei der späteren Auswertung beträchtlich.

Textanker oben und unten

FormPro orientiert sich bei der Unterscheidung und Ausrichtung von Seiten standardmäßig am vorgedruckten Text. Daher ist es wichtig, dass jede Seite im Kopf- und Fußbereich etwas Text enthält, zum Beispiel Hinweise für den Ausfüllenden. Der Text muss in FormPro im Leerformular hinterlegt sein und sollte selbst bei kleinen Layout-Änderungen unbedingt aktualisiert werden, da es sonst zu Problemen bei der Ausrichtung kommen kann.

Symbolanker bei Sprachvarianten

Falls Sie Ihre Umfrage in mehreren Sprachen durchführen, legen Sie für jede Sprache eine eigene Formularschablone an, damit FormPro den Text für die Ausrichtung verwenden kann. Nur wenn alle Sprachvarianten deckungsgleich sind, so dass sich alle Felder an denselben Positionen befinden, können Sie eine gemeinsame Schablone verwenden. Drucken Sie dazu in die vier Ecken jeder Seite schwarz ausgefüllte Quadrate, Winkel oder Fadenkreuze von 5 bis 10 mm Kantenlänge und lassen Sie FormPro diese für die Ausrichtung verwenden.

Handschriftfelder unterteilen

Enthält Ihr Fragebogen Handschriftfelder (Kunden-Nr., Datum usw.), sollten Sie diese in Kästchen für die einzelnen Zeichen unterteilen. Dadurch wissen die Teilnehmer, welches Format erwartet wird und füllen die Felder automatisch ordentlich aus. Außerdem wird verhindert, dass sich Zeichen berühren oder außerhalb des Lesebereiches liegen. Machen Sie die Kästchen ca. 10 mm hoch und 8 mm breit!

Handschriftfelder in Blindfarbe

Um die bestmögliche Genauigkeit bei der Erfassung handschriftlicher Werte zu erzielen, können Sie die Rahmen dieser Felder in einer Scanner-Blindfarbe (Rot oder Grün) drucken. Wenn Sie dann Ihre Fragebogen im Farbmodus scannen, kann FormPro die Rahmen restlos entfernen, ohne die eingetragenen Zeichen zu beschädigen. Punkte in Datumsfeldern sollten trotzdem schwarz gedruckt werden, um mit erkannt zu werden.

Anlegen der Leseschablone

Bevor Sie mit der Erfassung und Auswertung Ihrer ausgefüllten Fragebogen und Umfragen beginnen, müssen Sie im Einrichtungsmodus von FormPro eine Leseschablone anlegen. Diese besteht aus einem Leerformular mit allen Seiten des Fragebogens, den auszuwertenden Feldern und einer Verknüpfung zu der Datenbank, CSV-Datei oder Excel-Datei, in die Ihre Daten exportiert werden. Bitte beachten Sie beim Anlegen der Leseschablone die folgenden Tipps!

Leerformular verwenden

Wenn Sie in FormPro eine neue Schablone erstellen, hinterlegen Sie unbedingt ein leeres, das heißt nicht bereits ausgefülltes Dokument! Importieren Sie am besten eine PDF-Datei Ihres Fragebogen-Layouts oder scannen Sie einen leeren Fragebogen ein! Der häufigste Anwenderfehler besteht leider darin, ein bereits ausgefülltes Dokument zu hinterlegen, was zu Problemen bei der Filterung führt.

Veränderlichen Text löschen

Achten Sie darauf, dass Ihr hinterlegtes Leerformular nur solchen Text enthält, der auf allen ausgefüllten Fragebogen an exakt denselben Positionen und in derselben Formatierung erscheint. Hat sich Ihr Layout seit dem Anlegen der Schablone geändert, aktualisieren Sie das Leerformular! Gibt es hingegen Text, der nicht auf allen Fragebogen erscheint, so löschen Sie diesen mit Hilfe der Radierfunktion!

Rahmen beachten

Entfernen Sie aus dem Leerformular keine Linien, Rahmen, vorgedruckte Wörter oder Kästchen für Ankreuzungen, die sich innerhalb oder dicht bei Lesefeldern befinden! Diese Inhalte dienen FormPro zur Orientierung bei der Zonenfeinausrichtung und Filterung.

Datenbank anlegen

Das Ergebnis der Erfassung einer Umfrage ist stets eine Tabelle mit einem Datensatz pro Fragebogen, die als Grundlage Ihrer späteren Auswertung dient. FormPro gibt die Tabelle standardmäßig als CSV-Datei aus, alternativ auch als XML- oder Excel-Datei oder per ODBC-Export in eine Datenbank. Beim Excel- bzw. Datenbankexport legen Sie die Tabelle mit allen Spalten zuerst an und verknüpfen in FormPro Ihr Formular mit dieser Tabelle, bevor Sie Lesefelder einrichten. Beim CSV- oder XML-Export ist dies nicht erforderlich.

Lesefelder einrichten

Richten Sie als letzten Schritt die Lesefelder auf jeder Seite ein. Ziehen Sie dazu mit der Maus Rechtecke um die auszulesenden Bereiche und ordnen Sie jedem Bereich den richtigen Typ sowie ein Datenbankfeld zu. Ankreuzungen, die sich gegenseitig ausschließen (Multiple-Choice-Fragen), können Sie gruppieren, indem Sie ihnen dasselbe Datenbankfeld zuweisen.

Scannen der Fragebogen

Zum Scannen der ausgefüllten Fragebogen verwenden Sie einen Dokumentenscanner mit Automatischen Seiteneinzug (ADF) oder ein Multifunktionsgerät (MFP). Auf das Ergebnis der Auswertung hat dies in der Regel keinen Einfluss, da die Anforderungen an die Bildqualität bei der Erfassung von Daten recht gering sind. Falls Ihr Scanner per USB an Ihren Computer angeschlossen ist oder über das Netzwerk angesteuert werden kann, scannen Sie direkt aus FormPro heraus. In allen anderen Fällen scannen Sie Ihre Dokumente mit einer anderen Software oder einem Multifunktionsgerät und speichern Sie die Seiten im PDF- oder TIFF-Format stapelweise ab. Bitte beachten Sie dabei folgende Tipps!

Farbtiefe und Auflösung

Für die allermeisten Umfragen reicht es aus, die ausgefüllten Fragebogen im Graustufenmodus mit einer Auflösung von 300 dpi zu scannen. Nur dann, wenn Sie die Rahmen der handschriftlich auszufüllenden Felder rot oder grün gedruckt haben und Ihr Scanner dies nicht selbst ausfiltern kann, müssen Sie im Farbmodus scannen. Den reinen Schwarzweißmodus sollten Sie hingegen nie verwenden, da dabei zu viele Informationen verloren gehen.

ISIS vs TWAIN

Falls Ihr Scanner per USB oder über das Netzwerk direkt aus FormPro heraus angesteuert werden kann, verwenden Sie möglichst einen ISIS-Treiber statt TWAIN. Beim unbekannteren ISIS handelt es sich in diesem Fall nicht um eine islamistische Terrororganisation, sondern um eine hochleistungsfähige Treiberschnittstelle für Dokumentenscanner. Für beide Standards können Sie Treiber von der Website des Scanner-Herstellers herunterladen.

Komprimierung beachten

Vor allem dann, wenn Sie mit anderer Software oder Multifunktionsgeräten scannen, sollten Sie auf die Komprimierung der Bilddateien achten! Oft verwenden Scanner selbst im PDF- oder TIFF-Format verlustbehaftete Komprimierung, um möglichst kleine Dateien zu erzeugen. Dadurch entstehen unscharfe Buchstabenkanten, die sich negativ auf die Erkennung auswirken. Wählen Sie stets verlustlose Komprimierung oder maximale Bildqualität!

Erfassung der Daten

Der entscheidende Schritt bei der Erfassung von Umfragen ist die Extraktion der Daten und die Umwandlung von Bildern in Datensätze. Dies geschieht im Verarbeitungsmodus von FormPro, wenn Sie ausgefüllte Fragebogen scannen oder Bilddateien öffnen. Dabei wird Seite für Seite ausgerichtet, bei mehrseitigen Fragebogen der entsprechenden Seite des Leerformulars zugeordnet und genauestens analysiert. Die Eintragungen und Ankreuzungen werden mit Hilfe von OCR, ICR, OMR und Barcode-Technologie erkannt.

Als Ergebnis erzeugt FormPro einen Datensatz pro Fragebogen und zeigt diese Datensätze in einer Tabelle an. Beim Klick auf einen Wert wird neben oder unterhalb der Tabelle der zugehörige Bildausschnitt des Scans eingeblendet, so dass die Originale gar nicht mehr benötigt werden. Nicht erkannte Werte und uneindeutige Ankreuzungen werden rot angezeigt und beim Drücken der Eingabetaste angesteuert. Nach Durchsicht und Korrektur der Daten können Sie die Datensätze in Ihre Datenbank, Excel- oder CSV-Datei exportieren und mit der eigentlichen Auswertung beginnen.

Probleme identifizieren

Lassen Sie sich bei der Suche nach falsch oder unsicher erkannten Werten von FormPro leiten. Klicken Sie dazu in die erste Zelle der Tabelle und drücken Sie die Eingabetaste, um zum nächsten Problem zu gelangen. Korrigieren Sie den Fehler in der Tabellenansicht oder klicken Sie bei Ankreuzungen direkt in der Bildansicht auf das angekreuzte Kästchen. Bei Fragebogen mit vielen verschiedenartigen Feldern kann es effektiver sein, die Fehlersuche spaltenweise durchzuführen.

Fehlersuche automatisieren

Definieren Sie in der Leseschablone so viele Regeln wie möglich, um die automatische Fehlersuche zu erleichtern. So können Sie in den Zoneneinstellungen zum Beispiel die Länge oder den Wertebereich einschränken oder Wertelisten hinterlegen. Bei strukturierten Daten wie Kundennummern, Datums- und Uhrzeitwerten ist es sinnvoll, das Format als Regulären Ausdruck zu definieren (Einstellung “Syntax”). Anhand solcher Regeln kann FormPro fehlerhafte Werte identifizieren und rot markieren.

Bilddateien exportieren

FormPro verknüpft jeden Fragebogen mit der Bilddatei, die zur Auswertung ausgewählt bzw. beim Scannen automatisch gespeichert wurde. Möchten Sie diese Verknüpfung übernehmen, um die exportierten Datensätze auch später noch den richtigen Fragebogen zuordnen zu können, fügen Sie in Ihrer Leseschablone an einer beliebigen Position eine Zone vom Typ Bilddatei ein und aktivieren Sie die Option Gesamtes Bild speichern. Dann wird FormPro in Ihre Exporttabelle eine Spalte mit den Bilddateinamen einfügen.