FormPro – FAQ2018-10-30T11:09:38+00:00

FormPro – FAQ

Hier finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen zu unserer Software FormPro sowie ausführliche Antworten darauf.

Wie kann ich die erkannten Feldinhalte automatisch auf Plausibilität prüfen lassen?2018-07-18T13:29:13+00:00

Über die Benutzeroberfläche von FormPro können folgende automatische Prüfungen durchgeführt werden:

  • Einfache Syntaxprüfung (z.B. ##.##.## für Datum, siehe Hilfe zu den Zoneneigenschaften)
  • Prüfung von minimaler und maximaler Länge von Werten (siehe Zoneneigenschaften)
  • Hinterlegung von Wertelisten (siehe Zoneneigenschaften / Werteliste)

Komplexere Plausibilitätsprüfungen wie zum Beispiel Abgleiche mit Datenbanktabellen oder kontextsensitive Prüfungen können über die Programmierschnittstelle (API) von FormPro realisiert werden. Hierbei sind der Kreativität des Anwenders keine Grenzen gesetzt, die Schnittstelle erfordert allerdings Kenntnisse in C/C++ und DLL-Programmierung. Bei Bedarf sind wir gern dazu bereit, Sie zu den Möglichkeiten der API zu beraten oder die Erstellung eines Add-on Moduls für Sie zu übernehmen.

Kann FormPro verschiedene Formulare auf einmal scannen und automatisch unterscheiden?2018-07-18T13:28:54+00:00

Sie können im Verarbeitungsteil von FormPro mehrere Formularschablonen gleichzeitig öffnen, falls jede davon eine Projektidentifikationszone enthält. Eine Projektidentifikationszone ist eine spezielle Zone zur Unterscheidung eines Formulars von anderen Formularen. Sie wird typischerweise um ein Wort des vorgedruckten Textes eingezeichnet, das an dieser Stelle bei keinem anderen der gleichzeitig zu verarbeitenden Formulare steht.
Die Zone sollte deutlich größer als das eingeschlossene Wort sein, da die Seite zum Zeitpunkt der Formular-Identifikation noch nicht ausgerichtet ist. Es spielt dabei keine Rolle, ob noch anderer Text in der Zone steht. Am sichersten funktioniert die Formularunterscheidung übrigens mit Barcodes.
Seit Build 2.1.157 können auch mehrere zweiseitige Formularschablonen gleichzeitig geöffnet werden, falls ein duplexfähiger Scanner angeschlossen wurde oder Sie ausschließlich mit zweiseitigen Bilddateien arbeiten.

Kann ich die gescannten Formulare als Bilddateien in der Datenbank archivieren?2018-07-18T13:28:33+00:00

FormPro speichert beim Scannen alle ausgewerteten Formulare als Bilddateien ab. Der dafür zu verwendende Ordner kann im Verarbeitungsteil unter Optionen / Scan-Einstellungen / Bildablage eingestellt werden. Standardmäßig werden die Bilddateien beim Archivieren wieder gelöscht. Wenn Sie aber in Ihr Formular an beliebiger Stelle eine Zone vom Typ Bildausschnitt einfügen und die Option Ganzes Bild übernehmenaktivieren, werden die Bilddateien nicht gelöscht und der Name der mit einem Datensatz verknüpften Bilddatei wird im Datenbankfeld dieser Zone abgelegt.

Wie kann ich die Genauigkeit bei der Auswertung von Handschriftfeldern verbessern?2018-07-18T13:28:13+00:00

Die Auswertung von handgeschriebenen Werten zählt zu den schwierigsten Anforderungen, die an FormPro gestellt werden können. Um hierbei optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie folgene Dinge beachten:

  • Falls Sie das Formulardesign ändern können, zeichnen Sie Kästchen oder vertikale Trennlinien für die einzutragenden Zeichen ein.
  • Falls möglich, drucken Sie die Kästchen rot oder grün und verwenden Sie einen blindfarbenfähigen Scanner. Sollte das nicht möglich sein, drucken Sie die Kästchen so blass, dass sie beim Scannen nicht erscheinen.
  • Entwerfen Sie Ihr Formular möglichst so, dass die handschriftlich auszufüllenden Felder nicht zu klein sind und nicht zu eng beieinander stehen.
  • Schränken Sie bei der Formulareinrichtung den Zeichenvorrat jeder Handschrift-Zone so weit wie möglich ein (siehe Zoneneigenschaften / Zeichenvorrat).
Trotz korrekter Ausrichtung wird nichts erkannt oder es erscheinen nur „Hieroglyphen“.2018-07-18T13:27:50+00:00

FormPro filtert standardmäßig alle vorgedruckten Informationen aus dem auszuwertenden Formular, bevor es mit der eigentlichen Texterkennung beginnt. Dies dient dazu, störende Linien zu entfernen und die Erkennung von Ausfüllhinweisen, die innerhalb von Lesezonen stehen, zu vermeiden.
Wenn bei der Auswertung ein völlig leerer Datensatz angelegt wird oder in den Feldern nur „Hieroglyphen“ stehen, wurde bei der Einrichtung der Formularschablone vermutlich kein leeres, sondern ein bereits ausgefülltes Formular eingescannt. Das führt zwangsläufig dazu, dass FormPro bei der Filterung zu viele Informationen entfernt. Schließen Sie in diesem Fall das Formular im Verarbeitungsteil und öffnen Sie es erneut im Einrichtungsteil. Scannen Sie dort mit Hilfe von Formular / Scannen ein leeres Formular ein und speichern Sie die Datei noch einmal ab.
Falls Ihr Formular rot, grün oder blau gedruckt wurde und Sie einen blindfarbenfähigen Scanner haben, können Sie statt der standardmäßig eingestellten Filterung über Bildabgleich die weitaus effektivere Filterung über Blindfarbe verwenden (siehe Optionen / Formularverarbeitung / Filterung).

Die zur Auswertung eingescannten Formulare erscheinen leicht schräg oder versetzt.2018-07-18T13:27:18+00:00

Bevor FormPro den Inhalt eines Formulars auswerten kann, muss es dieses ausrichten, um beim Scannen auftretende Schräglagen und Verzerrungen auszugleichen und die Seite mit dem Leerformular in Übereinstimmung zu bringen. Für diese Feinausrichtung durchsucht FormPro beim erstmaligen Öffnen eines Formulars im Verarbeitungsteil das Leerformular nach gedruckten Wörtern, die sich als Ankerpunkte eignen. Versagt die für eine genaue Auswertung wichtige Feinausrichtung, kann dies folgende Ursachen haben:

  • Das Leerformular enthält keinen oder nur ungeeigneten gedruckten Text.
  • Das Leerformular hat eine zu niedrige Auflösung (< 200 dpi).
  • Das Leerformular wurde mit einem anderen Scanner gescannt oder vor dem Scannen kopiert.
  • Das Leerformular wurde mit einer Bilddatei angelegt, die falsche Angaben zur Auflösung enthielt.
  • Die Feinausrichtung wurde deaktiviert (siehe Optionen / Formularverarbeitung / Ausrichtung).

Trifft eine der oben genannten Ursachen zu, schließen Sie das Formular im Verarbeitungsteil und öffnen Sie es erneut im Einrichtungsteil. Ändern Sie gegebenenfalls Ihr Leerformular und scannen Sie es mit Hilfe von Formular / Scannen mit einer Auflösung von 300 dpi erneut ein. Bei Bilddateien mit falscher Auflösung können Sie die Auflösung unter Datei / Seite einrichten korrigieren. Speichern Sie das Formular anschließend noch einmal ab.

Wie kann ich eine Frage mit mehreren Ankreuzfeldern einem Datenbankfeld zuordnen?2018-07-18T13:26:49+00:00

Normalerweise wird jeder Zone in FormPro ein anderes Datenbankfeld zugeordnet. Dies gilt auch für Ankreuzungen, die standardmäßig mit 0 oder 1 ausgewertet werden. Bei Multiple-Choice-Fragen oder anderen Gruppierungen sich ausschließender Antworten braucht man häufig aber nicht für jede Ankreuzung ein eigenes Datenbankfeld, sondern ein gemeinsames Feld, in das die Bezeichnung der angekreuzten Antwort eingetragen wird.
Bei Ankreuzungszonen gestattet FormPro ausnahmsweise die Zuordnung mehrerer Zonen zu einem Datenbankfeld. Die derartig gruppierten Ankreuzungszonen werden mit einem grauen Rahmen unterlegt. In den Zoneneigenschaften der gruppierten Ankreuzungen ändert sich das Feld „Name“ zu „Bezeichnung“. Dort können Sie für jede Zone einen Wert eingeben, der in das Datenbankfeld eingetragen wird, wenn die Zone als angekreuzt ausgewertet wird.

Wenn ich im Scanner Setup „ISIS“ wähle, erscheint mein Scanner nicht in der Liste.2018-07-18T10:12:25+00:00

Wählt man auf der Startseite des Scanner Setups von FormPro die Option ISIS, erscheint auf der zweiten Seite eine Liste aller verwendeten ISIS-Treiber. Beim ersten Aufruf des Scanner Setups bzw. einer ISIS-Anwendung überhaupt kann diese Liste leer sein, selbst wenn der ISIS-Treiber installiert ist. Klicken Sie in diesem Fall auf Hinzufügen, um den Treiber aus der Liste aller installierten ISIS-Treiber auszuwählen. Falls die hier angezeigte Liste leer ist oder Ihren Scanner nicht enthält, kann das verschiedene Ursachen haben:

  • Es wurde kein ISIS-Treiber für Ihren Scanner installiert.
  • Sie verwenden FormPro 2.0, 2.1 oder 2.2 und haben ISIS noch in keiner anderen Software genutzt.

Ob ein ISIS-Treiber für Ihren Scanner installiert ist, merken Sie daran, dass im Scanner Setup von FormPro die Startseite zur Auswahl zwischen TWAIN und ISIS erscheint und die Modellbezeichnung Ihres Scanners in der Liste der ISIS-Treiber angeboten wird. Falls die Startseite nicht erscheint oder die Liste der ISIS-Treiber nicht Ihren Scanner enthält, installieren Sie den ISIS-Treiber von der mit dem Scanner mitgelieferten CD oder von der Web Site des Scanner-Herstellers (siehe Links zu Scanner-Herstellern).
Falls die Liste der ISIS-Treiber völlig leer ist, obwohl Sie den ISIS-Treiber für Ihren Scanner installiert haben, sind Sie von einem Fehler im Scanner Setup von FormPro 2.0, 2.1 und 2.2 betroffen. Dieser Fehler verhindert das Aufbauen der ISIS-Treiberliste. Als Lösung sollten Sie einmalig eine andere ISIS-Anwendung starten. Danach ist die Liste auch im Scanner Setup von FormPro vorhanden. Geeignete Programme sind die Testanwendung Testappn.exe im Ordner C:\Windows\Pixtran oder die Demo- bzw. Vollversion von QuickScan. Alternativ können Sie auch eine kostenlose CD mit FormPro 2.3 anfordern, in dem der Fehler behoben ist, oder ein kostenpflichtiges Update auf das aktuelle FormPro 3.0 bestellen.

Wie kann ich meinen Scanner direkt aus FormPro heraus ansteuern?2018-07-18T10:04:24+00:00

FormPro unterstützt zwei unterschiedliche Scanner-Treibermodelle: TWAIN und ISIS. Während TWAIN-Treiber eher für das Scannen von Einzelseiten oder Fotos auf Flachbettscannern geeignet sind, wurde der ISIS-Standard speziell für das Scannen großer Seitenmengen auf Dokumentenscannern mit automatischem Seiteneinzug konzipiert. ISIS bietet einer Anwendung die volle Kontrolle über alle Funktionen eines Scanners und ermöglicht dessen Ansteuerung im Hintergrund und mit maximaler Geschwindigkeit, was bei TWAIN nicht immer möglich ist.
Falls möglich, sollten Sie daher einen ISIS-Treiber für Ihren Scanner installieren und im Scanner Setup von FormPro auswählen. ISIS-Treiber liegen den meisten Dokumentenscannern auf CD bei oder können von der Web Site des Scanner-Herstellers heruntergeladen werden (siehe Links zu Scanner-Herstellern). Das Scanner Setup rufen Sie in FormPro 3.0 über den Menüpunkt Extras / Scanner Setup auf, bei älteren Versionen über das Programm Scanner Setup in der FormPro-Startmenügruppe. Im Scanner Setup sollten Sie auf der Startseite ISIS anklicken und auf der zweiten Seite den Treiber für Ihren Scanner auswählen.