Fragebogen Erfassung und Umfrage Auswertung mit FormPro

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Erfassung und Auswertung ausgefüllter Fragebögen, Umfragen und Formulare mit unserer Software FormPro  vollautomatisch gelingt. Wir führen Sie von der Gestaltung des optimalen Layouts über die Erstellung einer Leseschablone bis hin zum Scannen der ausgefüllten Dokumente und der Datenextraktion.

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Mann mit Bleistift und Klemmbrett
Formulargestaltung

Optimale Layout-Gestaltung

Eine der Stärken von FormPro besteht darin, dass es Ihnen keine Zwänge bei der Gestaltung Ihres Fragebogens oder Ihrer Umfrage auferlegt. Weder müssen Seiten spezielle Markierungen für die automatische Unterscheidung oder Ausrichtung enthalten, noch müssen Ankreuzungen in ein vordefiniertes Raster fallen. Auch muss der Fragebogen nicht in FormPro selbst gestaltet werden, sondern kann gescannt oder aus einer PDF-Datei importiert werden. In den meisten Fällen können Sie Ihr vorhandenes Layout ohne Änderungen verwenden. So ist eine Erfassung mit FormPro auch dann noch möglich, wenn Ihre Fragebögen bereits gedruckt und an die Teilnehmer der Umfrage verteilt wurden.

Falls Sie jedoch in der komfortablen Lage sind, auf das Layout des Fragebogens Einfluss nehmen zu können, sollten Sie die folgenden Tipps beachten. Damit erleichtern Sie Ihren Teilnehmern das Ausfüllen der Fragebögen und reduzieren den Aufwand bei der späteren Auswertung beträchtlich.

Mann mit Formularschablone

Anlegen der Leseschablone

Bevor Sie mit der Erfassung und Auswertung Ihrer ausgefüllten Fragebögen und Umfragen beginnen, müssen Sie im Einrichtungsmodus von FormPro eine Leseschablone anlegen. Diese besteht aus einem Leerformular mit allen Seiten des Fragebogens, den auszuwertenden Feldern und einer Verknüpfung zu der Datenbank, CSV-Datei oder Excel-Datei, in die Ihre Daten exportiert werden. Bitte beachten Sie beim Anlegen der Leseschablone die folgenden Tipps!

MFP Scanner

Scannen der Fragebögen

Zum Scannen der ausgefüllten Fragebögen verwenden Sie einen Dokumentenscanner mit Automatischen Seiteneinzug (ADF) oder ein Multifunktionsgerät (MFP). Auf das Ergebnis der Auswertung hat dies in der Regel keinen Einfluss, da die Anforderungen an die Bildqualität bei der Erfassung von Daten recht gering sind. Falls Ihr Scanner per USB an Ihren Computer angeschlossen ist oder über das Netzwerk angesteuert werden kann, scannen Sie direkt aus FormPro heraus. In allen anderen Fällen scannen Sie Ihre Dokumente mit einer anderen Software oder einem Multifunktionsgerät und speichern Sie die Seiten im PDF- oder TIFF-Format stapelweise ab. Bitte beachten Sie dabei folgende Tipps!

Mann mit Laptop

Erfassung der Daten

Der entscheidende Schritt bei der Erfassung von Umfragen ist die Extraktion der Daten und die Umwandlung von Bildern in Datensätze. Dies geschieht im Verarbeitungsmodus von FormPro, wenn Sie ausgefüllte Fragebögen scannen oder Bilddateien öffnen. Dabei wird Seite für Seite ausgerichtet, bei mehrseitigen Fragebögen der entsprechenden Seite des Leerformulars zugeordnet und genauestens analysiert. Die Eintragungen und Ankreuzungen werden mit Hilfe von OCR, ICR, OMR und Barcode-Technologie erkannt.

Als Ergebnis erzeugt FormPro einen Datensatz pro Fragebogen und zeigt diese Datensätze in einer Tabelle an. Beim Klick auf einen Wert wird neben oder unterhalb der Tabelle der zugehörige Bildausschnitt des Scans eingeblendet, so dass die Originale gar nicht mehr benötigt werden. Nicht erkannte Werte und uneindeutige Ankreuzungen werden rot angezeigt und beim Drücken der Eingabetaste angesteuert. Nach Durchsicht und Korrektur der Daten können Sie die Datensätze in Ihre Datenbank, Excel- oder CSV-Datei exportieren und mit der eigentlichen Auswertung beginnen.

Lizenzierungs­möglichkeiten

Sie können FormPro preiswert für eine bestimmte Zeit mieten oder auch eine zeitlich unlimitierte Lizenz erwerben.

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