Formulardaten schneller erfassen
FormPro ist eine Windows-Software zum automatischen Auslesen von ausgefüllten Formularen, Fragebögen und strukturierten Dokumenten aller Art. Daten, die sonst mühsam von Hand eingegeben werden müssten, können stattdessen mit FormPro eingescannt, automatisch erkannt und in einer CSV-Datei, Excel-Tabelle oder Datenbank gespeichert werden. FormPro beschleunigt die Datenerfassung zudem durch clevere Möglichkeiten der Nachbearbeitung.
Die Vorteile von FormPro im Überblick
Schnelle Einarbeitung durch intuitive Bedienung
Geeignet für beliebige Fragebögen, Umfragen, Formulare und strukturierte Dokumente
Automatische Unterscheidung verschiedener Formulare und mehrseitiger Fragebögen
Auslesung von Textfeldern, handgeschriebenen Zahlen, Ankreuzungen und Barcodes
Effiziente manuelle Nachbearbeitung per Bildabgleich
Datenexport in Excel-, CSV-, XML- oder Textdateien sowie in Datenbanken
Verknüpfung von Daten und gescannten Dokumenten
Ordnerüberwachung, sofortiger Export und Skript-Steuerung möglich
Erweiterbar durch kundenspezifische Add-Ons
Kostenloser Support und Wartung
Schritt 1: Formulareinrichtung
Für jedes Formularlayout muss einmalig eine Formularschablone eingerichtet werden. Dazu scannt man ein Leerformular oder öffnet eine passende PDF-Datei. Anschließend definiert man die Positionen der auszulesenden Formularfelder und legt fest, ob es sich um gedruckte oder handschriftliche Einträge, Ankreuzungen oder Strichcodes handelt. Jedes Feld bzw. jede Multiple-Choice-Frage wird mit einer Datenbankspalte verknüpft.
Schritt 2: Formulare scannen, Bilddateien verarbeiten oder Ordner überwachen
Nach dem Einrichten der Formularschablone können die ausgefüllten Formulare direkt über einen Dokumentenscanner gescannt oder aus vorhandenen Bilddateien verarbeitet werden. Auch die Überwachung eines Ordners, in dem z.B. ein Multifunktionsgerät (MFP) die gescannten Seiten ablegt, ist möglich.
Bei der Auswertung mehrseitiger Fragebögen oder bei gemischten Formularen in einem gemeinsamen Stapel unterscheidet FormPro die Seiten automatisch anhand des vorgedruckten Textes und ordnet sie dem richtigen Layout zu.
Schritt 3: Validierung und Nachkorrektur
Bereits während der automatischen Auswertung oder im Nachgang können Sie die ausgelesenen Felder mit den zugehörigen Bildausschnitten vergleichen und bei Bedarf korrigieren. Dazu stellt FormPro verschiedene Ansichten zur Verfügung, in denen Werte und Bildausschnitte gemeinsam angezeigt werden. Mit wenigen Tastenanschlägen lassen sich dort die Werte eines jeden Formularfelds über viele Belege hinweg effizient prüfen und korrigieren.
Schritt 4: Daten exportieren und Bilder archivieren
Nach Abschluss der Korrekturphase werden die so gewonnenen und geprüften Daten in die angegebene Excel-Datei, Datenbank oder Textdatei exportiert. Dabei können neben Anmerkungen und Zusatzinformationen wie Benutzername, Datum oder Uhrzeit auch die Bilddateien der gescannten Seiten archiviert werden.
Systemvoraussetzungen
FormPro ermöglicht all dies ohne spezielle Hardware. Sie benötigen lediglich einen handelsüblichen Windows-PC sowie einen Scanner mit Dokumenteneinzug. Dies kann ein üblicher Dokumentenscanner für den Schreibtisch sein oder ein Multifunktionsgerät.
Dual Core Prozessor mit mindestens 2 GHz (Quad Core empfohlen)
8 GB Arbeitsspeicher (RAM)
400 MB Festplattenspeicher
Internet-Verbindung für Aktivierung oder USB-Steckplatz für Dongle
MFP oder Dokumentenscanner mit TWAIN- oder ISIS-Treiber
Windows 10 / 8 / 7
Schnelle Einarbeitung möglich –
einfach und ohne Spezialkenntnisse
Integrierbar als Skript oder Dienst,
erweiterbar in Form von Add-Ons
Kostenloser Support und Wartung
ohne Zusatzkosten oder Einschränkungen
