Formulare und Fragebögen schneller auswerten

Machen Sie Ihren PC zum professionellen Belegleser - mit FormPro 3.0


FormPro 3.0 - Software zur Auswertung von Formularen, Fragebögen und strukturierten Dokumenten

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Wir sind telefonisch für Sie da im dt. Festnetz: 0341 58906-0

Die Vorteile von FormPro 3.0 im Überblick

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Siehe Systemanforderungen, beschränkt auf 250 Seiten Verarbeitung


Zeit sparen und mühsame Tipparbeit automatisieren

FormPro ist eine Windows-Software zum automatischen Auslesen von ausgefüllten Formularen, Fragebögen und strukturierten Belegen aller Art. Daten, die sonst mühsam von Hand eingegeben werden müssen, können stattdessen mit FormPro eingescannt, automatisch ausgelesen und in einer CSV-Datei, Datenbank oder Excel-Tabelle gespeichert werden. FormPro erleichtert die Datenerfassung zudem durch clevere Möglichkeiten zur Beschleunigung der Nachkorrektur.

FormPro hilft Ihnen - und so geht's

Videoanleitung zum Einrichten eines Leerformulars in FormPro 3.0

Um ein Formular oder einen Fragebogen mit FormPro auswerten zu können, muss einmalig ein Leerformular eingescannt und eine zugehörige Formularschablone definiert werden. Dabei werden die vorhandenen Formularfelder einmalig mit der Maus markiert und als Auswertungszonen definiert. Auf diese Weise teilen Sie FormPro mit, an welchen Stellen Daten ausgelesen werden sollen, und ob es sich bei den auszuwertenden Feldern um handschriftliche oder gedruckte Einträge, oder um Strichcodes oder Ankreuzungen handelt. Bei Bedarf können Sie hierbei auch weitere Zoneneigenschaften definieren, wie zum Beispiel zulässige Wertebereiche, Textmuster und sogar Abhängigkeiten zwischen Feldinhalten.


Wählen Sie Ihr gewünschtes Ausgabeziel

Die Ausgabe der automatisch auszulesenden Daten erfolgt üblicherweise in eine Excel-Tabelle, eine Datenbank oder eine CSV- bzw. Textdatei. Für jedes Feld der zuvor definierten Formularschablone wird deshalb je ein bestimmtes Datenbankfeld bzw. eine Text- oder Tabellenspalte als Ziel festgelegt.

Direkt in FormPro scannen oder Ordner überwachen

Sobald die Formularschablone einmalig eingerichtet wurde, kann die Auswertung der ausgefüllten Fragebögen oder Formulare beginnen. Die Seiten werden dazu über einen handelsüblichen Scanner mit Dokumenteneinzug (Dokumentenscanner) eingescannt oder aus vorhandenen Bilddateien importiert. Alternativ ist auch die Überwachung eines Ordners möglich, in dem z.B. ein Multifunktionsgerät (MFP) die gescannten Seiten ablegt.

Videoanleitung zur Verarbeitung eines ausgefüllten Formulars mit FormPro 3.0

FormPro hilft bei der Nachkorrektur

Nachdem FormPro die Formularinhalte vollautomatisch ausgelesen hat, können Sie in einem zweiten Schritt die ausgewerteten Felder mit den zugehörigen Bildausschnitten vergleichen und unmittelbar manuell nachkorrigieren. Dazu stellt FormPro in speziellen Ansichten (Tabellen­ansicht und Feld­ansicht) die Werte und zugehörigen Bild­aus­schnitte der jeweiligen Formular­felder unmittelbar gegenüber. FormPro springt auf Wunsch direkt zu den Stellen, an denen keine Daten oder ungültige Werte erkannt wurden, voraus­gesetzt Sie haben entsprechende Prüf­kriterien in der Formular­schablone definiert. Mit wenigen Tastatur­anschlägen lassen sich somit die Einträge eines jeden Formular­feldes über viele Belege hinweg effizient prüfen und nachkorrigieren.

Bilddaten archivieren und jederzeit erneut auswerten

Nach Abschluss der Korrektur­phase werden die so gewonnenen und geprüften Daten in die angegebene Excel-Datei, Datenbank oder Textdatei exportiert. Dabei können neben Anmerkungen und Zusatz­infor­mationen wie Benutzername, Datum, Uhrzeit auch die Bilder der gescannten Seiten archiviert werden.

Wenn Sie die eingescannten Bild­dateien aufbewahren, können Sie die Verar­beitung derselben Formulare, Frage­bögen oder Belege auch sehr leicht wieder­holen, oder unter ganz anderen Gesichts­punkten erneut durchführen. Sie müssen also nicht sofort beim ersten Durch­lauf tatsächlich alle Formular­felder berück­sichtigen. Ein späteres erneutes Scannen der Original­belege können Sie sich mit FormPro in jedem Fall ersparen.

Arbeiten Sie unabhängig von Ort, Zeit und Internet

Mit FormPro sind Sie nicht an einen Ort gebunden - Scannen und Auswerten können zeitlich und räumlich unabhängig voneinander erfolgen. Kopieren Sie einfach die Bild­daten der gescannten Formulare und Belege auf einen Laptop oder ein Notebook, installieren Sie FormPro und nehmen Sie den FormPro-Dongle mit. Eine erneute oder erweiterte Auswertung können Sie per Laptop dann an jedem beliebigen Ort durchführen. FormPro arbeitet dabei komplett offline - Sie benötigen keine Cloud- und keine Internet­verbindung.

Aktivierung auch ohne Dongle möglich

Sie möchten lieber ohne Dongle arbeiten? Kein Problem - die Zugriffssteuerung für FormPro ist wahlweise per Dongle, Netzwerk-Dongle oder über eine Hardware-gebundene Freischaltlizenz möglich. Die Aktivierung einer Freischaltlizenz erfolgt einmalig und ist auch telefonisch möglich. Lediglich die Steuerung per Netzwerk-Dongle benötigt eine permanente Netzwerkverbindung zu einem Rechner oder "Server" mit angeschlossenem Dongle innerhalb Ihres lokalen Netzwerkes.


Einsatzmöglichkeiten für FormPro

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Einsatzmöglichkeiten für FormPro finden sich überall dort, wo einmalig oder regelmäßig größere Mengen von ausgefüllten und gleich strukturierten Dokumenten bzw. Belegen ausgewertet werden müssen.

Dies ist in so vielfältigen Bereichen wie der Meinungs- und Marktforschung, der Verwaltung & Buchhaltung, der Qualitätssicherung, in der Bildung und Hochschullehre sowie im Gesundheits­wesen häufig der Fall. FormPro wird auch bei Prozessen zur demokratischen Selbst­organisation wie zum Beispiel bei Abstim­mungs­vor­gängen oder Wahlen zur Bildung von Gremien, Vorständen oder Interessensvertretungen erfolgreich eingesetzt.

Typische Anwendungsbeispiele

Typische Beispiele sind Besucherumfragen, sowie Kundenbefragungen oder Teilnehmerbefragungen zu Lehrveranstaltungen und Weiterbildungsseminaren mit Hilfe von Fragebögen. Da solche Befragungen fast ausschließlich Multiple-Choice-Fragen verwenden, die sich mit hoher Erkennungssicherheit und extrem schnell auswerten lassen, ergeben sich enorme Zeit­einsparungen bei der Erfassung. Das Gleiche gilt für die beleghafte Erfassung von Ankreuzungen aus Prüfungen und Klausuren (sog. Scannerklausuren) sowie für die schnelle Auszählung von komplexen Wahlscheinen und (mehrseitigen) Stimmzetteln.

Weitere Beispiele für den Einsatz von FormPro sind Stundenzettel aus der Produktion, Ableseprotokolle mit handschriftlich erfassten Messwerten, Zählungen und Erhebungen aller Art , oder medizinische Unterlagen mit vorgedruckten und von Hand ergänzten Patientendaten .

Ein üblicher PC-Arbeitsplatz genügt

FormPro ermöglicht all dies ohne spezielle Hardware. Sie benötigen keine kostspieligen Mengen von Tablets oder Notebooks, kein Rechenzentrum, keine Server, PC-Pools oder IT-Schulungsräume. Stattdessen genügt ein handelsüblicher PC mit Microsoft Windows, sowie einem Scanner mit Dokumenteneinzug. Dies kann ein üblicher Dokumentenscanner für den Schreibtisch sein, oder ein Multifunktionsgerät in klein oder groß.

Spezialkenntnisse sind nicht nötig

Auch die Einarbeitung in FormPro ist für jeden Anwender mit PC-Grundkenntnissen in kurzer Zeit problemlos zu bewältigen. Sie benötigen kein Spezialwissen, keine Heerscharen an IT-Administratoren und keine speziell geschulten Fachanwender, um noch heute Ihr Auswertungsprojekt durchzuführen.

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Gern helfen wir Ihnen bei der Konzeption von Szenarien, in denen FormPro eingesetzt werden kann. Erkunden Sie unsere Referenzen und Anwendungsbeispiele und fragen Sie uns, wenn Sie ähnliche Vorhaben planen. Bitte nutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen Sie direkt im deutschen Festnetz unter der Telefonnummer 0341 58906-0 an.


Systemvoraussetzungen

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Weitere Informationen

Neuheiten in FormPro 3.0
Wissenswertes für Anwender der Vorgängerversionen

Arbeiten mit FormPro
Beschreibung der Formulareinrichtung und Auswertung

Case Studies
Beispiele zum Einsatz von FormPro aus der Praxis

Referenzen
Eine Auswahl namhafter FormPro-Kunden